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【教學】如何設定outlook密件副本 (BCC)?

標籤: outlook增益集 欄位 密件副本 cc bcc vba 2016 2013 2010 outlook 規則與通知 auto bcc

密件副本是什麼? 跟副本差在哪裡?

在同部門的同事之間,開完會以後,我們常常聽到把開會紀錄CC給你、CC給我。其實就是轉發一份郵件副本給他們。
 
在老闆辦公室裡面,老闆會要求主管發電子郵件給某些同事或客戶時,順便BCC他一份。為何老闆不用CC? BCC是什麼呢?
 
在電子郵件方面,BCC是Blind Carbon Copy的意思。範例: 在發送郵件給a@abc.com並CC給b@abc.com的時候,如果在BCC欄位添加電子郵件信箱c@abc.com,這封郵件會悄悄地被發給c@abc.com,a@abc.com跟b@abc.com並不會知道c@abc.com也收到這封郵件。

如何在Outlook 增加密件副本欄位?

因為不常用BCC這個密件副本功能,所以常常在Outlook需要BCC郵件給老闆的時候會找不到BCC欄位。我們要如何把BCC欄位拉出來呢?
 
很簡單! 點擊 “新增電子郵件” 撰寫新郵件時或回覆郵件時,點選上方選單中的 ”選項” 並點擊位於 ”顯示欄位” 上方的 ”密件副本”。隨後在 ”副本” 欄位下方,會出現 ”密件副本” 的欄位。這個欄位一經拉出來,以後每次發郵件或回覆的時候,會一直在那裡。
 

如何Outlook 密件副本給自己?

通常,在發送一封郵件之後,在 ”寄件備份” 的資料夾會有一個備份。從某種角度來說,這算是一種另類的自動發送給自己的BCC。但是,若每天的發信量很大,從 ”寄件備份” 尋找需要BCC的郵件則不是很有效率。
 
 
另外,在Outlook裡面有一個 ”規則與通知” 的功能,可以透過一些過濾條件將符合該條件的郵件複製到預先指定的資料夾中。但是,處理郵件的清單裡面並沒有BCC的動作可以點選。
 

透過VBA,Outlook自動轉寄密件副本 (Auto-BCC)

從上一段的說明,我們知道Outlook的 ”規則與通知” 只能做到基本的自動副本 (CC) 至其他的電子郵件地址。那我們如何可以做到真正的自動密件副本呢?
 
根據Google出來的搜尋結果,我們可以透過 Outlook VBA 的方法做到。但是,對於一般使用者來說,這並不是一個有效率的方法,因為沒有辦法隨裝即用,同時需要一些編寫程式的know-how。

透過第三方Outlook增益集自動轉寄密件副本(Auto-BCC)

這裡推薦看官們一個最直接也是最簡單的方法來做到自動密件副本 : Outlook 增益集。有些第三方的軟體開發者提供具Auto-BCC功能的Outlook增益集,例如 Power Toys for Outlook的ABCC、AbleBits的Auto BCC或其他類似的工具軟體。這類增益集在設定上非常直覺,就是列出BCC的收信電子郵件地址、定義BCC過濾規則、儲存設定。
 
 
透過過濾機制,密件副本會在符合條件的狀況下自動轉發該郵件給清單上面的電子郵件地址。似乎這樣的條件過濾可以選擇性的轉發密件副本,比較合乎一般用戶的使用習慣,如果是用Outlook VBA 的方法,每一封寄出的郵件都會被自動密件副本出去。
 
2017-07-04 09:56:35

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